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Facilities Assistant

Would you like to work for a global player and have diverse tasks at work? Our client is a global firm which covers over 25 locations worldwide. To strengthen their team they are currently hiring a

 

Facilities Coordinator / Facilities Assistant

Frankfurt

 

As the new Facilities Coordinator / Facilities Assistant you will be responsible to provide professional and efficient client reception as well as facilities service.

 

 

The role:

As a Facilities Assistant you will alongside - 3 other colleagues - cover the Reception and all Facilities Duties from 8:00am – 6:00pm, Monday – Friday. Your daily responsibilities will include but not be limited to the following:

  • Welcoming clients and visitors to the office
  • Processing incoming and outgoing phone calls, mails, deliveries, couriers
  • Manage office supplies, equipment , stationary
  • Manage meeting (booking rooms, catering, materials)
  • Concierge tasks such as taxi and limousine bookings
  • Vendor management (cleaning, catering, sub-constructors )
  • Manage planned and reactive maintenance works
  • Maintain reports, audits requirements, site operation files
  • Compliance : Health, Safety and Environment
  • First Aid, Security and Fire Safety
  • Support office refurbishments, moves and relocations
  • Further admin and data collection tasks

As a person you:

  • are customer service focused
  • are result driven
  • have drive, ability to work well under pressure, to prioritise, plan ahead and achieve deadlines
  • have a proven ability to inspire and motivate others and strong co-operation skills
  • you have ideally 2 years experience in working as an assistant or administrator in a busy corporate environment
  • Facilities Management experience would be a distinct advantage

 

 

 

Why Apply?

  • International environment, use of English
  • Competitive salary
  • sustainable collaboration, a co-operative team spirit and professional knowledge management

 

If you speak fluent German and English and you are looking for a job with diverse tasks please send your application to Silke Kiessig s.kiessig@eurolondon.de.

 

Thank you for applying to Euro London Appointments, Europe's largest independent language consultancy. Please be advised that documents will be treated in the strictest of confidence and that your application will not be forwarded without your express permission. We aim to respond as promptly as possible to your application, however, due to the high level of CV's we receive we are only able to respond to applicants whose profile matches our Clients requirements. To enquire about other vacancies please visit our website at www.eurolondon.de

 

 

 

 

Consultant

image

Silke Kiessig

Team HR and Secretarial & Administration - Germany

Languages: German, English & Spanish

About Silke:

Silke has lived in various countries in Europe, Asia and America.

For the past 8 years she has worked in Ireland, Spain and Germany recruiting various positions. This has given her an excellent overview of the local and EU job market.

When she is not in the office you can find her outdoors: hiking, biking and canoeing.

Plus

This job has now been filled but you may be interested in:

 
  • Our client is an international medical technology company focused on women’s health and beauty. With a presence in 15 countries and more than 5,500 employees globally, they are now growing their team in Germany. We are recruiting a Field Service Operations Associate to be based in their office just outside Frankfurt am Main. Field Service Operations Associate (m/f) Permanent Position / Frankfurt am Main area   As the new Field Service Operations Associate it will be your responsibility to provide administrative support in areas relating to the service of the medical devises. This will include working closely together with the Field Service Engineers. You will work across the departments Operations, Customer Success and Analytics with the aim of aiding the Process Improvements within the department. Your new responsibilities will include: Deliver clear, effective and efficient support both internally and externally Identify issues in the service provided by collecting feedback and analyzing data and then develop effective solutions to fix the issues Managing and updating the ERP system Maintain and generate the metrics and reports Coordinate the Field Service Engineers activity Coordinate spare parts, shipment and inventory control Oversee the order of spare parts from Field Service Engineers when needed Coordinate return shipments   Your qualifications and experiences Ideally experience working in a similar customer oriented administrative role. This can include order management, claim management, logistics support, supply chain support, customer service, sales administration etc. Ability to problem solve General understanding of technical equipment would be of advantage, but not necessary. Reporting skills – ability to use a ERP system Good MS Office know-how Good documentation skills Good planning and time management skills Fluent German and a high level of English   Your new employer and how to get in touch This is a great chance to work for a large international corporation and I would be happy to receive your application!  To apply for this position and for further information please send your CV by email to Karin Furberg (k.furberg@eurolondon.de) referring to the reference no. 341053. Alternatively call +49 (0)69219320.

  • Hast du eine abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachenkorrespondent/in oder schließt du diesem Sommer deine Ausbildung ab? Bist du auf der Suche nach einem modernen Arbeitgeber, bei dem du deine erste Berufserfahrung sammeln kannst und dich durch eine gute Einarbeitung und verschiedene interne Trainings weiterentwickeln kannst? Dann schick mir deinen Lebenslauf zu! Schnell sein lohnt sich! Für eine international tätige Wirtschaftskanzlei in Frankfurt suche ich Fremdprachenkorrespondenten/innen als Springerassistenz Aufgaben: Administrative Unterstützung in unterschiedlichen Teams Erstellung und Formatierung von Dokumenten Korrekturprüfung Vorbereitung von Präsentationen Ablagemanagement Unterstützung bei der Vorbereitung von Rechnungen Internationales Reise- und Terminmanagement Anforderungen: Vorzugsweise abgeschlossene kaufmännische Ausbildung Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse Flexibilität und hohe Motivation Umgang mit MS-Office-Programmen Das bietet dir die Kanzlei: Arbeitsplatz in der Innenstadt von Frankfurt Moderner und mit der Zeit gehender Arbeitgeber Fundierte Einarbeitung für Berufseinsteiger Attraktives Gehalt mit tollen Extras Sollte diese Stelle interessant für dich sein, dann freue ich mich über deinen Lebenslauf in Word Format zusammen mit deinen Zeugnissen an Silke Kiessig s.kiessig@eurolondon.de Für weitere Fragen stehe ich natürlich auch gerne unter 069 219320 zur Verfügung. Vielen Dank für deine Bewerbung bei Euro London Appointments, der größten unabhängigen Personalagentur in Europa, welche auf die Vermittlung von mehrsprachigem Personal spezialisiert ist. Wir versichern, dass alle eingesandten Dokumente höchst vertraulich behandelt werden und deine Bewerbung nur mit deiner ausdrücklichen Genehmigung an unsere Kunden weitergeleitet wird. Weitere offene Stellenangebote findest du auf unserer Webseite www.eurolondon.de.

  • Unser Kunde, ein international aufgestelltes Unternehmen, sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Sachbearbeiter/in im Vertrieb in Vollzeit Eschborn Die Stelle: Auftragsbearbeitung Stammdatenpflege Administrative Unterstützung des Vertriebs Bearbeitung von Kundenanfragen Erstellung von Statistiken und Auswertungen Die Anforderungen: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung Idealerweise Erfahrung in ähnlicher Position Fließende Deutsch und Englischkenntnisse Gute MS-Office Kenntnisse, SAP wünschenswert Dienstleistungsbereitschaft und Kundenorientierung Was Sie erwartet: Ein international agierender Arbeitgeber Tagtäglicher Gebrauch der englischen Sprache   Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung mit frühestem Eintrittstermin sowie Gehaltsvorstellung unter Angabe der Referenz: GFLS/ 334428an Laura Schaub via l.schaub@eurolondon.de. Vielen Dank für Ihre Bewerbung bei Euro London Appointments, der größten unabhängigen Personalagentur in Europa, welche auf die Vermittlung von mehrsprachigem Personal spezialisiert ist.  Wir versichern Ihnen, dass alle eingesandten Dokumente höchst vertraulich behandelt werden und Ihre Bewerbung nur mit Ihrer ausdrücklichen Genehmigung an unsere Kunden weitergeleitet wird. Weitere offene Stellenangebote finden Sie auf unserer Webseite www.eurolondon.de

  • Our client is an international medical technology company focused on women’s health and beauty. With a presence in 15 countries and more than 5,500 employees globally, they are now growing their team Germany. We are recruiting a Logistics Administrator for a fixed 12 month contract to be based in their office just outside Frankfurt am Main.    Logistic Administrator (m/f) Permanent Position / Frankfurt am Main area   As the new Logistics Administrator you will be working in the warehouse being in charge of the orders leaving and returns coming back. You will be speaking to customers and internal stakeholders and assisting them with the deliveries. You will report to the Service Manager.   Your new responsibilities Preparing orders by processing requests and supply orders Maintain inventory controls by collecting stock orders and printing requests Managing stock levels Managing returns Complete reports – data entry in to CRM system Maintain a safe and clean work environment by keeping workstation, shelves and pallet area neat   Your qualifications and experiences Ideally experience working with customers in a customer service or customer support role Ability to problem solve Any experience in warehouse management or logistics is of advantage Reporting skills – ability to use a ERP system Good documentation skills Good planning and time management skills Fluent German and a high level of English   Your new employer and how to get in touch Our client’s philosophy strongly emphasises co-operation and a strong team spirit, within a vibrant environment. This is a great customer focused role, working for a large international corporation. To apply for this position and for further information please send your CV by email to Karin Furberg (k.furberg@eurolondon.de) referring to the reference no. 340792. Alternatively call +49 (0)69219320.

  • Unser Kunde ein Experte in der Dienstleistungsbranche mit Aufträgen in über 40 Ländern sucht einen Facility Assistant (m/w/d) Frankfurt Vollzeit Ihre Aufgaben Kaufmännisches Gebäudemanagement (Budgetierung, Verwaltung, Kostenverfolgung, Flächenmanagement, Beschaffungsmanagement) Überwachung und Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sowie von unternehmensinternen Richtlinien insbesondre in Hinblick auf Health & Safety, Umwelt und Qualität inkl. der entsprechenden Dokumentation Durchführung von Audits Erfassung von Kennzahlen und Reportings Ansprechpartner für externe Dienstleister Kontrolle & Überwachung von vorgegebenen Budgets   Ihr Profil Berufserfahrung in einer ähnlichen Position Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse mündlich wie schriftlich Idealerweise Vorkenntnisse in Umweltschutz, Arbeitssicherheit und Vertragsrecht   Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung mit frühestem Eintrittstermin sowie Gehaltsvorstellung unter Angabe der Referenz: GFLS/340032 an Silke Kiessig s.kiessig@eurolondon.de. Vielen Dank für Ihre Bewerbung bei Euro London Appointments, der größten unabhängigen Personalagentur in Europa, welche auf die Vermittlung von mehrsprachigem Personal spezialisiert ist.  Wir versichern Ihnen, dass alle eingesandten Dokumente höchst vertraulich behandelt werden und Ihre Bewerbung nur mit Ihrer ausdrücklichen Genehmigung an unsere Kunden weitergeleitet wird. Weitere offene Stellenangebote finden Sie auf unserer Webseite www.eurolondon.de.