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Executive Assistant (w/m/d)

We are looking for an extremely efficient, energetic and highly professional assistant to support our senior leadership team in all administrative tasks and travel management, but also support the running of our growing Munich office. We would expect you to work seamlessly with colleagues throughout our global offices.
People who have strong team skills and a good sense of humour will have an excellent opportunity to be part of a highly motivated and professional team.


In a full-time position as an Executive Assistant (f/m/d) you will be located in our office in Munich.


Responsibilities

• Assistant to Partner/Director(s)
• Diary management across various time zones and administrative support to Partner/Director(s)
• Organising internal and external meetings
• Booking complex travel arrangements and visa requirements
• Processing expenses
• Updating business contacts (via CRM software) in order to track sales activities and maintain contact details
• Cover and support for the wider administrative team as and when required
• Help with general ad hoc requests


Requirements

• At least three years’ experience in an EA role in an international environment – preferably within the Professional Services arena
• Excellent communicator (both oral and written) who can liaise confidently and with maturity
• Ability to use initiative and react proactively
• Ability to prioritize multiple tasks seamlessly
• Meticulous organiser with high attention to detail
• Professional outlook and willingness to work in fast-moving/changing environment
• Reliable with ability to deliver results under pressure
• Enthusiastic team player with a ‘can do’ attitude
• Strong MS office skills
• Native in German and fluent in English


We are committed to ensuring that all employees, at all levels, feel supported, feel a sense of belonging, and are equally invested in the success of our shared work. This starts with ensuring that we draw the most talented people from all backgrounds. We believe that diversity, equity, and inclusion are key principles for the successful operation of any business, and especially ours.

Consultant

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Fernanda Fernandez

I am originally from Mexico City, and I have been living in Germany since March 2016. Since I arrived, I have fallen in love with the beautiful nature of Bavaria. Here I am at home.

 

I completed my master's studies in Passau, Germany in 2022. The same year I started my professional career at Euro London, together with a wonderful team.

 

In my native country, I gained experience working in various areas in international companiessuch as Marketing and Sales, as well as Human Resources through my internship during my masters studies.

 

I love the area of recruitment. Currently I focus on the areas of real estate, management consulting, and FMGC. I am very happy working at Euro London and to have the possibility to support candidates in their career development, as well as clients in finding the right people for their teams.

Plus

This job has now been filled but you may be interested in:

 
  • A group company is a market leader and reliable partner in power modules. The enterprise develops and manufactures high-quality electronic power components for motion control, renewable energy, and power supply applications. Headquartered in Germany, this company also owns and operates a production site in other EU locations and maintains sales offices around the world. They offer a hybrid working model and for the offices in Munich, they are looking for an:                                Customer Service Specialist (f/m/d)   Your tasks:  You will be the authoritative point of contact for our customers and sales forces for all matters related to customer order proccessing. Among other tasks, you will gather all information necessary to fill a variety of customer orders and ensure they are processed professionally. You will confirm dates in close collaboration with production scheduling, logistics and dispatching staff at other plants in EU.  You are able to handle credit memos, debit notes, invoices, and you will play an active role in coordinating return shipments and after-sales quality complaints. Analyze incoming customer forecasts.   Requirements  You have earned formal qualifications in business by way of an apprenticeship or traineeship and have ideally completed advanced professional training, for instance, a Business Administration training program. You have initial professional experience in Inside-Sales or Customer Service with a multinational organization, preferably in the electronic market industry. You are skilled in the use of MS Office and SAP R/3 SD and bookkeeping. You have a fluent command of spoken and written English as well as German.   My client offers you a very varied workplace in a friendly team and a great working atmosphere. In addition, you can expect exciting events, training opportunities and much more. If this position is of interest to you or if you have any further questions, please send your resume in Word format to Fernanda Fernandez, f.fernandez@eurolondon.de. If you have any further questions, please do not hesitate to contact me at 089-232395822. Thank you for applying to Euro London Appointments.  We are Europe's largest independent recruitment agency specializing in the placement of multilingual staff. We assure you that all documents submitted will be treated with the utmost confidentiality and your application will only be forwarded with your express permission. We will try to respond to your application as soon as possible, but we ask for your understanding that due to the high number of applications we receive on a daily basis, we can only respond to applications that match the specified job profile of our clients. If you are interested in further vacancies, please feel free to visit us at www.eurolondon.de.      

  • Du hast bereits 4-5 Jahre Erfahrung als Assistentin? Dann suchen wir DICH als Assistant (m/w/d) in einer Anwaltskanzlei im Herzen von München! Die Position ist in Vollzeit und ab 15.12. bis spätestens 1.2. zu besetzen.   Deine Aufgaben Du planst die Dienstreisen für das Team der Anwälte, buchst sie und rechnest sie ab Termine und Meetings bereitest du vor und nach Du erstellst Korrespondenzen für den internen und externen Gebrauch auf Deutsch und Englisch Dein Profil Abgeschlossene Ausbildung aus dem kaufmännischen Bereich, z.B. Bürokauffrau/-mann Zumindest ca. 4 Jahre Erfahrung in der Assistenz, gerne auch nicht in einer Kanzlei Du sprichst Englisch und Deutsch verhandlungssicher und magst es, mit einem direkten Team zusammen zu arbeiten Das bekommst du Attraktives Gehalt von etwa 45-48.000€ p.a., je nach Erfahrung 28 + 2 Tage Urlaub; Jobticket Arbeiten in einem jungen und amikalem Team, internationaler Atmosphäre und gemeinsamen Veranstaltungen und Unternehmungen   Sollte diese Stelle interessant für dich sein oder solltest du noch weitere Fragen haben, dann freue ich mich über deinen Lebenslauf im Word Format an Stefanie Plug, s.plug@eurolondon.de Für weitere Fragen stehe ich dir jederzeit gerne unter 089-232395815 zur Verfügung.

  • Sind Sie auf der Suche nach einer spannenden und herausfordernden Tätigkeit im Assistenzbereich? Arbeiten Sie gerne selbstständig und übernehmen auch gerne mal das ein oder andere Projekt? Suchen Sie eine Stelle in einem jungen, kommunikativen Team in einem professionellen Arbeitsumfeld? Behalten Sie auch ein einer schnelllebigen Atmosphäre immer den Überblick und sind Sie ein Organisationstalent? DANN SUCHE ICH SIE!! Für meinen Kunden, eine skandinavische Firma aus dem PE-Bereich bin ich momentan auf der Suche nach einer/m Executive Assistant (m/w) Aufgabengebiet: Management der täglichen Büroorganisation Sorgfältige Planung und Organisation von internen und externen Terminen Umfangreiche Reiseorganisation Korrespondenz in englischer und deutscher Sprache Aus- und Durchführung von Recherchen zur Unterstützung des Teams Unterstützung bei buchhalterischen Aufgaben Unterstützung des Office Managers (bspw. in HR-Angelegenheiten) Übernahme von Projekten und Zusammenarbeit mit Teams an anderen Standorten Profil: Berufserfahrung wünschenswert, gerne aber auch in anderen Bereichen Offene, kommunikative und proaktive Persönlichkeit Stressresistenz und Zuverlässigkeit Freundliches, selbstbewusstes und eloquentes Auftreten Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift) Benefits: Professionelles Arbeitsumfeld in einer internationalen Firma Arbeitsplatz im Herzen von München Schnelle Übernahme von Verantwortung und Wachstumsmöglichkeit Attraktives Gehalt Sollte diese Stelle interessant für Sie sein oder sollten Sie noch weitere Fragen haben, dann freue ich mich über Ihren Lebenslauf und Ihre Zeugnisse <<an Giulia Severn, g.severn@eurolondon.de. Für weitere Fragen stehe ich Ihnen jederzeit gerne unter 089-23239580 zur Verfügung. Vielen Dank für Ihre Bewerbung bei Euro London Appointments, der größten unabhängigen Personalagentur in Europa, welche auf die Vermittlung von mehrsprachigem Personal spezialisiert ist.  Wir versichern Ihnen, dass alle eingesandten Dokumente höchst vertraulich behandelt werden und Ihre Bewerbung nur mit Ihrer ausdrücklichen Genehmigung an unsere Kunden weitergeleitet wird. Weitere offene Stellenangebote finden Sie auf unserer Webseite www.eurolondon.de.

  • Du hast bereits 1-2 Jahre Erfahrung und bist gelernte/r Rechtsanwaltsfachangestellte/r? Dann suchen wir DICH für mehreren Anwaltskanzleien im Herzen von München! Aufgaben Gemeinsam mit Anwälten und deinen Kolleg/innen bildest du ein eingespieltes Team Hierbei übernimmst du klassische Aufgaben wie Fristen, Telefonverkehr, E-Mails, Reisebuchungen und schriftlicher Korrespondenz Du fertigst Schriftsätze, Präsentationen, Vertragsentwürfe etc., liest Korrektur, stellst Akten inklusive Anlagen zusammen - das Ganze, je nach Team, in Deutsch und Englisch Qualifikation Abgeschlossene Ausbildung zur/m Rechtsanwaltsfachangestellten Plus ist, wenn du schon darüber hinaus Berufserfahrung gesammelt hast Du sprichst Deutsch zumindest verhandlungssicher und gehst sicher mit MS Office um - wenn du auch super Englisch sprichst ist das ein tolles Plus! Benefits Mitarbeiterveranstaltungen, inklusive Fortbildungen Attraktives Gehalt ab ca. 37.000€ p.A. Einstiegsgehalt plus Boni und Zuschüsse (MVV, Englischkurse, etc.), abhängig von deiner Erfahrung und auf Basis von 40h Vollzeit - Teilzeit ist jedoch ebenfalls möglich! Arbeiten in einem jungen und amikalem Team und internationaler Atmosphäre und der Möglichkeit, sich eine Karriere aufzubauen. Sollte diese Stelle interessant für dich sein oder solltest du noch weitere Fragen haben, dann freue ich mich über deinen Lebenslauf im Word Format an Stefanie Plug, s.plug@eurolondon.de Für weitere Fragen stehe ich dir jederzeit gerne unter 089-232395815 zur Verfügung.

  • Technische/r Export Kaufmann/frau (m/w/d) Standort: Kirchheim bei München Vollzeit (40 Stunden) Unbefristete Direkteinstellung   Die Firma: Das Unternehmen ist einer der führenden internationalen Hersteller von Fertigungsanlagen, Komponenten und Systemen in der Vakuumtechnologie. Garant unseres Erfolges ist ein hoher Qualitätsstandard und optimale Kundenzufriedenheit.   Die Aufgaben sind unter anderem: schriftliche und telefonische Bearbeitung von Kundenanfragen in Deutsch und Englisch Erfassung von Neukunden und Artikeln Auftragserfassung und Abwicklung national und international Angebotserstellung in Deutsch und Englisch Vorbereitung von Versanddokumenten Reklamationsmanagement Begleitung interner und externer Audits Überwachung von möglichen Ausfuhrgenehmigungen Schnittstelle zu BAFA Pflege und Aktualisierung der Zolltarifnummern   Ihr Profil: abgeschlossene kaufmännische Ausbildung Erfahrung im Bereich internationale Auftragsabwicklung Erfahrung im Bereich zollrechtliche Abwicklung, Produktklassifizierung analytische Kompetenz und technisches Verständnis erste Kenntnisse im Außenwirtschaftsrecht verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift versierter Umgang mit MS Office-Programmen und gängigen ERP-Systemen Was wir bieten: langfristige Perspektiven in einem internationalen Unternehmen interessante und abwechslungsreiche Tätigkeiten selbstständiges Arbeiten in einem kleinen Team angenehmes Betriebsumfeld Schulung und Weiterbildungsmöglichkeiten Entwicklungspotential im Vertrieb leistungsgerechte Vergütung kostenlose Getränke / Obst   Sollte diese Stelle interessant für Sie sein, dann freue ich mich über Ihren Lebenslauf an Sarah Müller-Tili, s.mueller-tili@elainternational.de . Für weitere Fragen stehe ich Ihnen jederzeit gerne unter +49 (0)89 24224 844 zur Verfügung. Vielen Dank, dass Sie sich bei ELA International GmbH beworben haben.