We are looking for an extremely efficient, energetic and highly professional assistant to support our senior leadership team in all administrative tasks and travel management, but also support the running of our growing Munich office. We would expect you to work seamlessly with colleagues throughout our global offices.
People who have strong team skills and a good sense of humour will have an excellent opportunity to be part of a highly motivated and professional team.
In a full-time position as an Executive Assistant (f/m/d) you will be located in our office in Munich.
Responsibilities
• Assistant to Partner/Director(s)
• Diary management across various time zones and administrative support to Partner/Director(s)
• Organising internal and external meetings
• Booking complex travel arrangements and visa requirements
• Processing expenses
• Updating business contacts (via CRM software) in order to track sales activities and maintain contact details
• Cover and support for the wider administrative team as and when required
• Help with general ad hoc requests
Requirements
• At least three years’ experience in an EA role in an international environment – preferably within the Professional Services arena
• Excellent communicator (both oral and written) who can liaise confidently and with maturity
• Ability to use initiative and react proactively
• Ability to prioritize multiple tasks seamlessly
• Meticulous organiser with high attention to detail
• Professional outlook and willingness to work in fast-moving/changing environment
• Reliable with ability to deliver results under pressure
• Enthusiastic team player with a ‘can do’ attitude
• Strong MS office skills
• Native in German and fluent in English
We are committed to ensuring that all employees, at all levels, feel supported, feel a sense of belonging, and are equally invested in the success of our shared work. This starts with ensuring that we draw the most talented people from all backgrounds. We believe that diversity, equity, and inclusion are key principles for the successful operation of any business, and especially ours.
This job has now been filled but you may be interested in:
Mitarbeiter für Empfang (m/w/d) Standort: München Vollzeit (40 Stunden) primär von 12:00 bis 21:00 Uhr Unbefristete Direkteinstellung Die Firma: Eine renommierte internationale Wirtschaftskanzlei mit Büros in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt, München, Brüssel und London sucht zur Verstärkung des Teams in München ab sofort ein engagierter Teamplayer als Empfangsmitarbeiter. Deine Aufgaben sind unter anderem: Begrüßung und Betreuung von internationalen Mandanten und Besucher Abwicklung eingehender Telefonate in deutscher und englischer Sprache Organisation des Empfangs und Reservierung der Konferenzräume Unterstützung des Bereichs Catering & Events (bei Meetings und Veranstaltungen) Koordination und Abstimmung mit externen Dienstleistern Verschiedene allgemeine administrative Aufgaben Dein Profil: Abgeschlossene Ausbildung in der gehobenen Hotellerie Idealerweise erste Berufserfahrung am Empfang Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in englischer und deutscher Sprache Sicherer Umgang mit Outlook und dem MS-Office-Paket Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten sowie eine service- und teamorientierte, proaktive Arbeitsweise Was der Kunde bietet: Ein attraktives Vergütungspaket inkl. Kostenübernahme des Deutschlandtickets, Restaurantschecks und weitere Benefits Geregelte Arbeitszeiten (montags bis freitags) Ein modernes Büroumfeld mit verkehrsgünstiger City-Lage und hervorragender Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel Eine wertschätzende und kollegiale Unternehmenskultur sowie ein strukturiertes Onboarding-Programm Zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten im Rahmen eines Programms Learning & Development sowie interne Vortragsreihe Lunch Talks zu juristischen Themen Ein spannendes, abwechslungsreiches und international geprägtes Arbeitsumfeld verbunden mit der Chance, Verantwortung zu übernehmen und sich aktiv einzubringen Sollte diese Stelle interessant für dich sein, dann freue ich mich über deinen Lebenslauf an Leslie Gumprecht, l.gumprecht@eurolondon.de Für weitere Fragen stehe ich jederzeit gerne unter +49 (0)89 23 23 95 815 oder + 49 160 96925087 zur Verfügung. Vielen Dank, dass du dich bei Euro London Appointments beworben hast.
Partnerassistenz / Executive Assistant (m/w/d) Standort: München Vollzeit (40 Stunden) Unbefristete Direkteinstellung Die Firma: Das Unternehmen ist eine führende internationale Anwaltskanzlei spezialisiert in M&A (Mergers & Acquisitions), Private Equity, Finance, Banking und Immobilientransaktion. Für den Standort München wird ab sofort ein/eine Partnerassistenz/Executive Assistant im Bereich Investment Funds gesucht. Deine Aufgaben sind unter anderem: Vorbereitung, Erstellung und Bearbeitung von Schriftsätzen und Verträgen Koordination und Assistenz bei Projekten sowie administrative Organisation von Besprechungen und Telefonkonferenzen Konzeption und Erstellung von Präsentationsunterlagen Rechnungsstellung im Abrechnungssystem Eigenständige Reisebuchung und Reisekostenabrechnung Erledigung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache Dein Profil: Abschluss als Rechtsanwaltsfachangestellte, im Bereich Fremdsprachenkorrespondenz oder eine vergleichbare Sekretariats- bzw. Assistenzausbildung Berufserfahrung in einem Kanzlei- oder Beratungsumfeld Sicherer Umgang mit den MS Office Programmen Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Was der Kunde bietet: Eine kollegiale und kollaborative Arbeitsatmosphäre Flache Hierarchien und spannende Herausforderungen Arbeit auf höchstem Niveau in einem internationalen Netzwerk Sollte diese Stelle interessant für dich sein, dann freue ich mich über deinen Lebenslauf an Leslie Gumprecht, l.gumprecht@eurolondon.de Für weitere Fragen stehe ich jederzeit gerne unter +49 (0)89 23 23 95 815 oder +49 160 96925087 zur Verfügung. Vielen Dank, dass du dich bei Euro London Appointments beworben hast.